Guida all’uso di Zoom per videolezioni e meeting online

Zoom è sicuramente una delle applicazioni per realizzare meeting online più usate in Italia e nel mondo. La sua fama è sicuramente esplosa dopo che molti Paesi  hanno dovuto mettere in atto rigide misure restrittive per il contenimento del Covid-19.

Infatti, con il lockdown e lo smart working, per molte aziende, sia piccole che grandi, è nata la necessità di organizzare riunioni, lezioni e incontri online ed in questo Zoom è riuscito a soddisfare le loro esigenze con il servizio che mette a disposizione.

In questi anni ho testato e provato molti altri servizi online che consentono di fare videoconferenze, ma per le mie esigenze, non ho trovato nessun’altra app completa come Zoom.

Uno dei motivi per cui Zoom è stato scelto dalla maggior parte degli utenti è sicuramente la facilità di utilizzo e la possibilità di accedervi da ogni dispositivo (iOS, Android, Windows, macOS).

In questa breve guida spiegherò quali sono i piani offerti e le migliori features che caratterizzano questo software.

Piani e funzionalità di Zoom Meeting

Zoom ha un’offerta varia in base alle funzionalità di cui necessiti. Nello specifico offre 4 piani diversi:

• Basic: è il piano free di Zoom. Ti consente di partecipare alle riunioni a cui sei stato invitato e di programmare meeting per un massimo di 100 persone e fino a 40 minuti di tempo. Durante il lockdown la limitazione di tempo era stata temporaneamente sospesa ma poco dopo è stata prontamente reintrodotta. Hai inoltre la possibilità di registrare la video conferenza e di salvare l’mp4 sul tuo computer. Quindi se sei uno studente, o stai seguendo un corso questo è il tipo di account che fa per te perché ti consente di partecipare (senza limitazioni) ai meeting creati da chi ha una licenza pro.
• Pro: l’account Pro, oltre alle funzionalità dell’account basic, ti da la possibilità di organizzare meeting con 200 partecipanti, con un limite di tempo fissato a 24 ore. In più le altre features, che questo tipo di piano ti consente di avere, sono: la reportistica (fondamentale se hai bisogno di un registro virtuale con orari di entrata e uscita dei partecipanti) e 1gb di spazio su cloud per salvare la registrazione del meeting. L’account Pro ha un costo di 13.99€ al mese per host.
• Business: il piano Business ti consente di avere fino a 300 partecipanti. Le features a mio avviso più interessanti di questo tipo di account sono: un numero di assistenza dedicato, la possibilità di personalizzare con il tuo logo la pagina dove gli utenti accederanno al meeting e la possibilità di integrare Zoom al tuo LMS (Learning Management System) come Moodle, Canvas ecc. Il piano business ha un costo di 18,99€ al mese per host.
• Enterprise: il piano Enterprise include 500 partecipanti e un cloud con spazio illimitato. Parte da 18,99€ al mese ma se vuoi attivare questo tipo di account devi contattare il reparto vendite di Zoom per fare presente le tue necessità.

Puoi trovare tutte le features dei vari piani a questa pagina: https://zoom.us/pricing

Le funzionalità più interessanti di Zoom Meeting

Tra le funzionalità di questo software volevo dedicare un po’ di spazio ad alcune di esse, che non ho menzionato sopra e che sono disponibili per tutti i tipi di account:

• Video sempre in alta definizione (anche a seconda della velocità di connessione di chi lo utilizza)
• Rilevamento automatico audio di chi sta parlando
• Possibilità di attivare la vista galleria
• Sfondo personalizzabile
• Condivisione dello schermo
• Breakout Rooms, ovvero delle stanze separate con diversi membri all’interno dello stesso meeting
• Live Chat con tutti i partecipanti o privata
• Funzionalità “Alzata di mano”
• Crittografia sicura SSL

 

Come installare Zoom

Dopo aver visto i prezzi e le principali funzionalità di Zoom meeting andiamo a vedere come installarlo sul proprio dispositivo. Come accennato in precedenza Zoom ha un’app per ogni tipo di dispositivo e sistema operativo.

Installare Zoom su PC

Per installare Zoom su un PC Windows basta collegarsi alla pagina di Download del software e cliccare sul pulsante Download sulla prima voce dell’elenco “Zoom Client for Meetings”.

Una volta scaricato il file .exe basterà aprirlo e procedere secondo le istruzioni indicate dal software. Il processo sarà molto veloce e semplice.

Se usi un Mac scaricherai invece un file .pkg. Dopo averlo scaricato clicca su Continua e fornisci all’app il permesso di accedere alla cartella “Download”. UIna volta fatto questo partirà in automatico la procedura di installazione.

Tieni presente che da PC, sia Windows che Mac, la piattaforma è utilizzabile anche da browser.

Installare Zoom su Android

Scaricare Zoom sul tuo smartphone Android è molto semplice. Vai sul Play Store, digita “zoom” nella barra di ricerca e installa l’app ZOOM Cloud Meetings.

Installare Zoom su iPhone/iPad

L’operazione è molto simile a quella per Android, solo che dal tuo dispositivo iOS dovrai avviare l’App Store e procedere a cercare zoom. L’applicazione che dovete installare anche in questo caso si chiama ZOOM Cloud Meetings.

Una volta installata l’app sul tuo dispositivo dovrai registrarti per utilizzarla. Clicca dunque su “Sign up” e inserisci i dati necessari per l’applicazione, dopodiché potrai utilizzare facilmente le funzionalità di Zoom.

 

Come partecipare ad un meeting su Zoom

Per partecipare ad un meeting su Zoom ti basterà cliccare sul link che ti ha inviato l’organizzatore tramite email, Whatsapp o quello che sia. Se è la prima volta che accedi da un determinato dispositivo ti verrà chiesto di inserire il nome da visualizzare nel meeting. Solo nel caso in cui l’host che ha programmato la videoconferenza abbia attivato l’opzione “Only authenticated users can join” ti verrà chiesto di inserire le tue credenziali per partecipare alla riunione.

Qualora, invece, non avessi il link di partecipazione ma solo l’ID del meeting puoi cliccare su “Join meeting” e inserire l’ID che hai a disposizione.

Ora che sei dentro, puoi, tramite i comandi che trovi in basso nella finestra della riunione:

• Accendere o spegnere la telecamera
• Visualizzare i partecipanti al meeting
• Visualizzare e scrivere nella chat
• Condividere lo schermo (solo se l’host ti fornisce l’autorizzazione per farlo)
• Registrare il meeting (solo se l’host ti fornisce l’autorizzazione per farlo

La modalità di partecipazione ad un meeting è uguale per tutti i dispositivi.

Da leggere: Come studiare e lavorare all’estero?

 

Come programmare un meeting su Zoom

Devi programmare una videoconferenza con i tuoi colleghi/amici? Nessun problema!

Puoi farlo con qualsiasi tipo di account, con le limitazioni citate sopra nel caso avessi una licenza basic.

Accedi a Zoom e clicca su “Schedule a meeting”. Qui ti verrà richiesto di inserire un nome del meeting, selezionare la data e l’orario e scegliere le impostazioni del meeting, nel dettaglio potrai:

• Scegliere se il meeting è ricorrente. Nel caso lo fosse dovrai specificare se l’evento è giornaliero, settimanale o mensile. Se, invece, si trattasse di un evento unico non spuntare l’opzione “Recurring meeting”.
• Scegliere una password per il meeting. Zoom ti fornisce una password preimpostata ma se vuoi puoi modificarla.
• Scegliere se l’host e i partecipanti abbiano di default la videocamera spenta quando accedono al meeting.
• Abilitare la funzione “Join before host”. Questa funzione permetterà ai partecipanti di entrare nel meeting prima dell’host. Nel caso in cui non fosse spuntata questa opzione, la videocall inizierà solo dopo che l’host è acceduto.
• Abilitare la funzione “Mute partecipants upon entry”. Attivando questa opzione tutti i partecipanti del meeting avranno il microfono spento all’accesso nel meeting.
• Abilitare la funzione “Enable waiting room”. Attivando questa funzione i partecipanti si troveranno all’interno di una “sala d’attesa” fino a quando l’host non li ammetterà nel meeting.
• Abilitare la funzione “Record the meeting automatically on the local computer”. Questa opzione ti permette di far partire in automatico la registrazione del meeting e di salvarla sul tuo PC.
• Abilitare la funzione “Only authenticated user can join” (non disponibile con account Basic). Con questa opzione obbligherai i partecipanti a fare il login per accedere al meeting.
• Abilitare la funzione “Breakout rooms” (non disponibile con account Basic). Con questa opzione puoi creare diverse “stanze” per diversi utenti all’interno dello stesso meeting.
• Scegliere se registrare automaticamente il meeting e salvarlo sul PC o sul Cloud (non disponibile con account Basic).
• Scegliere altri host per il meeting (non disponibile con account Basic). In questo campo puoi inserire gli indirizzi email di chi vuoi rendere host del meeting.

Ora che hai scelto le impostazioni della tua video conferenza online puoi cliccare su “Save”. Si aprirà una pagina di riepilogo dove potrai invitare le persone che vuoi far partecipare oppure semplicemente copiare l’invito ed inviarlo a chi vuoi con qualsiasi modalità.

Semplice vero?

Da leggere: Smart Working: l’innovazione del lavoro

 

Gestire un meeting online come Host su Zoom

Una volta acceduto al tuo primo meeting come host è bene che tu conosca cosa puoi fare come “capo supremo” della riunione. Infatti hai la possibilità di:

• Spegnere il microfono a tutti o solo determinati partecipanti
• Spegnere la telecamera dei partecipanti o chiedergli di attivarla
• Rendere Host o Co-Host determinati partecipanti per abilitarli a determinate funzioni.
• Rinominare i partecipanti
• Permettere ai partecipanti di registrare il meeting
• Rimuovere i partecipanti dal meeting o metterli nella Waiting room

Come hai avuto modo di vedere Zoom è un software con moltissime funzionalità e molto semplice da usare. Io, personalmente, l’ho trovato il più completo tra tutti i software che ho provato, con un’ottima stabilità anche con molti partecipanti. Perciò nel caso in cui fossi alla ricerca di un’app che ti consenta di fare meeting online ti consiglio sicuramente di provarla.