Sino a qualche tempo fa alcuni di noi ne conoscevano vagamente l’esistenza, altri già lo avevano adottato all’interno delle proprie realtà lavorative. Di cosa stiamo parlando? Dello Smart Working, il cosiddetto “lavoro agile”.
Negli ultimi due mesi e mezzo questo termine è diventato una parola familiare per milioni di lavoratori italiani che, complice l’emergenza sanitaria scatenata dal COVID-19, hanno iniziato a familiarizzare con il telelavoro.
Nel pieno della pandemia operare da casa è stata l’unica possibilità di portare avanti le attività per molte aziende e questa fase, seppur nata in forma sperimentale, oggi si è rivelata più che mai una novità gradita da tanti imprenditori e lavoratori, come ci raccontano studi e sondaggi, al punto tale che oggi lo Smart Working ci sembra un’opzione irrinunciabile.
Basti pensare alla recente notizia che riguarda l’azienda americana Twitter: il suo amministratore delegato, Jack Dorsey, ha annunciato di permettere ai suoi dipendenti di lavorare da casa in modo permanente.
Maggior flessibilità nella gestione dei tempi e nell’organizzazione del lavoro, addio ai vincoli di localizzazione della postazione lavorativa, dimenticate gli spostamenti e lo stress psicofisico dei mezzi pubblici e del traffico cittadino. Siamo sinceri: in quanti abbiamo pensato almeno una volta “Ma perché non lo abbiamo mai fatto prima?”
Dobbiamo ammetterlo, l’emergenza epidemiologica ci ha costretto a confrontarci con quella rivoluzione del lavoro che la Digital Transformation ci stava sollecitando disperatamente da molto tempo: basti pensare all’IoT (Internet delle cose) che ci tiene connessi H24, in un coinvolgimento sulle questioni lavorative spesso dilatato nel tempo, diffuso, intermittente, letteralmente flessibile. Era anacronistico pensare di poter procedere ancora con timide sperimentazioni dello Smart Working.
Ma cosa intendiamo di preciso per Smart Working, qual è il suo significato?
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Smart Working: cos’è
Possiamo definire lo Smart Working come un modello organizzativo che propone un ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative, rimuovendo vincoli legati a concetti di postazione fissa, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore autonomia e maggiore responsabilizzazione.
Il “lavoro agile” consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale e questo equilibrio viene favorito dall’innovazione digitale: le tecnologie possono rendere virtuale lo spazio di lavoro, facilitare la comunicazione, la collaborazione e la creazione di network di relazioni professionali tra colleghi e con figure esterne all’organizzazione.
Ma è importante che venga fornita ai lavoratori la giusta strumentazione: servono infrastrutture (banda larga) ad esempio. Come posso proseguire il mio lavoro se non prende il cellulare o se la connessione fa saltare passaggi di conversazioni per l’attesa di risposte su come procedere su un compito o una missione?
Dobbiamo però tener presente che adottare lo Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie, ma è anche e soprattutto, un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership e dell’organizzazione interna aziendale, rafforzando il concetto di collaborazione e di ufficio “aperto”, che oltrepassa i confini aziendali.
Questo nuovo approccio implica l’adozione di una serie di comportamenti e di stili di leadership, legati sia alla cultura dei lavoratori e al loro modo di “vivere” il lavoro, sia all’approccio da parte dei capi. Se da un lato infatti il “sottoposto” deve assumere maggiori responsabilità, dall’altro per i capi diventa prioritario lo sviluppo di competenze trasversali, quali l’empatia innanzitutto.
Smart Working: App e Software utili
Per la corretta applicazione del modello di Smart Working bisogna ricorrere a strumenti digitali.
Sul mercato si possono trovare varie piattaforme che offrono funzionalità diverse: dal vedersi al condividere contenuti, all’intervenire in contemporanea sullo stesso documento.
In termini di dotazione tecnologica, quella standard per consentire il lavorare da remoto generalmente si compone di PC portatile (con microfoni e webcam), VPN, connessione, software aziendali e servizi di social collaboration. Solo quando necessari vengono introdotti device mobili come smartphone e tablet.
Scommetto che anche tu rientri tra quelli che hanno utilizzato maggiormente Skype e/o Zoom, le piattaforme digitali più diffuse, a cavallo tra l’uso privato e quello lavorativo.
Ma esistono tanti altri strumenti che possono fare al caso tuo! Eccone alcuni:
- Slack, permette la creazione di diversi canali di comunicazione separati tra loro in modo da organizzare in maniera più efficiente il lavoro
- Microsoft Teams offre l’integrazione completa con le app del pacchetto Office, oltre alla possibilità di fare video-chiamate di gruppo
- Cisco Webex Meetings è una delle migliori piattaforme per le riunioni di lavoro a distanza
- Google Hangouts Meet (fa parte di G Suite) è particolarmente indicata per lo svolgimento di lezioni online
- Trello: software utilizzabile in particolare per la suddivisione dei compiti all’interno di un team e il monitoraggio del relativo avanzamento dei singoli task
Smart Working: i vantaggi
I benefici dello Smart Working sono tanti, lo abbiamo detto, alcuni più evidenti di altri, e risultano particolarmente utili e preziosi in tempo di pandemia.
Flessibilità degli orari e degli spazi di lavoro
Permettere di restituire alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro per svolgere le proprie attività lavorative significa creare organizzazioni più flessibili, introdurre approcci di empowerment, delega e responsabilizzazione delle persone sui risultati, favorire la crescita dei talenti e l’innovazione diffusa. Lo Smart Working riduce lo stress da lavoro e consente di conciliare il lavoro con la vita personale.
Maggiore produttività
E se il lavoratore è sereno, rende di più, è più efficiente e produttivo. Ce lo dicono le recenti rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, che hanno dimostrato come l’adozione di un modello solido di Smart Working possa produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore. Vogliamo fare una stima a livello di sistema-Paese? Considerando che i lavoratori che potrebbero fare Smart Working sono almeno 5 milioni (circa il 22% del totale degli occupati) e che gli Smart Worker ad oggi sono 305 mila, l’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro, ipotizzando che la pervasività dello Smart Working possa arrivare al 70% dei lavoratori potenziali
Risparmio economico (per tutti!)
Oltre al risparmio di tempo, lo Smart Working permette di comprimere i costi sia per i dipendenti sia per i datori di lavoro: i lavoratori risparmiano sulle spese di viaggio, di alimentazione, di delega a terzi per sopperire agli impegni domestici. Lo sharing desk, invece, che prevede l’assenza di uffici assegnati, garantisce ai datori di lavoro un decisivo risparmio dei costi di gestione degli spazi e sulla sede, che ha sempre più una funzione di rappresentanza.
Riduzione inquinamento
Tra gli aspetti vantaggiosi dell’adozione di un modello di “lavoro agile” sicuramente c’è la caratteristica della sostenibilità ambientale: la drastica limitazione degli spostamenti casa-ufficio, infatti, oltre a far diminuire lo stress del lavoratore, permette la riduzione delle emissioni di CO2, come evidenziano le immagini satellitari nella zona di Wuhan diffuse dalla NASA o l’indagine realizzata da ENEA, Agenzia nazionale per le nuove tecnologie, l’energia e lo sviluppo economico sostenibile.
Il sondaggio in questione è una prima indagine nazionale sul telelavoro che ha messo in evidenza le potenzialità di questa nuova organizzazione del lavoro: lo Smart Working infatti consente di modificare i nostri comportamenti su larga scala e di incidere su livelli di congestione e di inquinamento. Dallo studio emerge che il “lavoro agile” ha ridotto la mobilità quotidiana del campione esaminato per un totale di 46 milioni di km evitati, pari a un risparmio di 4 milioni di euro di mancato acquisto di carburante!
Optare per lo Smart Working significa dunque determinare un cambiamento concreto per la tutela dell’ambiente e per il miglioramento della qualità dell’aria. Questo aspetto è importante non solo per ognuno di noi, ma soprattutto per le imprese, che possono fare scelte strategiche per il rispetto dell’ambiente.
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Smart Working in Italia
Lo Smart Working non nasce in questi mesi di crisi, ma è una modalità di lavoro introdotta in Italia dalla Legge n.81 del 22 maggio 2017 per aumentare la competitività della aziende e favorire ai lavoratori un equilibrio vita-lavoro.
Quindi c’era già e i suoi benefici erano stati apprezzati, se si pensa che l’82% delle grandi imprese e il 76% delle PMI lo aveva già introdotto o pensato di farlo prima ancora della legge. E il numero delle imprese aderenti è destinato ad aumentare: secondo una stima, infatti, nel 2019 sono stati 570.000 i lavoratori “agili”.
In questo periodo sono state moltissime le aziende che hanno promosso, o si sono viste obbligate a farlo, questa pratica con effetti diversi a seconda della maturità della aziende: per alcune, in cui lo Smart Working era una pratica diffusa e conosciuta hanno gestito con consapevolezza questo strumento e i dipendenti hanno continuato a lavorare avendo i mezzi per farlo. Altre aziende, invece, poco preparate a questo cambiamento hanno gestito male il processo, i dipendenti non erano nelle condizioni di lavorare per cui è la produttività e la motivazione è calata.
Dal 21 febbraio il Coronavirus ha varcato i confini del nostro Paese e lo Smart Working nelle aree colpite dall’epidemia è diventata la misura adottata da moltissime realtà italiane per cercare di ridurre al minimo le possibilità di contagio con responsabilità sociale, pur portando avanti le proprie attività. Con il DPCM dell’8 marzo ormai quasi tutte le realtà italiane hanno adottato forme di Smart Working. Al susseguirsi dei diversi decreti successivi è stato confermata ed estesa l’adozione del “lavoro agile” per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.
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I dati della ricerca Infojobs Smart Working 2020
Credo sia interessante analizzare i dati emersi dall’indagine “Infojobs Smart Working 2020”, realizzata a marzo 2020 su un campione di 189 aziende e 1149 candidati, per misurare il polso della situazione.
Il 72% delle aziende ha messo a disposizione in tempi brevi mezzi e strumenti per permettere ai collaboratori di proseguire il lavoro da remoto, inoltre per poco più della metà delle aziende che hanno attivato lo Smart Working (56%) questo è stato il primo test in assoluto.
Il 64,5% delle aziende ha dichiarato che i dipendenti hanno apprezzato questa decisione, che non ha avuto contraccolpi sulla produttività (39%), o ne ha avuti ma in maniera limitata (25,5%).
Smart Working: da misura d’emergenza a diritto del lavoratore
Passano i mesi e arriviamo a maggio, al momento decisivo, alla fatidica fase 2: quasi 8 milioni di lavoratori sono rientrati a lavoro, ma non sono tornati a lavorare come un tempo, devono convivere con il virus. Invitando alla prudenza e al senso di responsabilità, il governo concede un graduale ritorno alla normalità, ci si affaccia alla vita lasciata là fuori qualche mese fa.
Le attività lavorative continueranno il più possibile in modalità Smart Working (diventa persino obbligatorio in alcune aziende o per alcune categorie di lavoratori): a spingere il “lavoro agile” ci sono i protocolli di sicurezza adottati da aziende e sindacati, che lo annoverano tra gli strumenti per garantire una maggiore sicurezza dei lavoratori contro il rischio di contagio da Covid-19.
Con l’articolo 96 del Decreto Rilancio, varato il 14 maggio 2020 dal governo e valido fino al 31 luglio (data che segna almeno per il momento, la fine dello stato di emergenza legata al Covid-19) c’è una novità: lo Smart Working diventerà un diritto per chi ha figli sotto i 14 anni.
Il Dl Rilancio prevede infatti che i genitori lavoratori dipendenti del settore privato che hanno almeno un figlio minore di anni 14 possano utilizzare il “lavoro agile” a condizione che nel nucleo familiare non vi sia altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa o che non vi sia genitore non lavoratore.
«La fase 2 – spiega Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio sullo smart working della School of management del Politecnico di Milano – sarà più intensa della fase 1 sotto il profilo dello Smart Working, perché nel periodo dell’emergenza avevamo interi pezzi di filiere produttive bloccati.
Ora, per consentire la ripresa delle attività che non possono essere svolte da remoto, come la manifattura, sarà necessario incentivare, nelle stesse aziende, lo Smart Working per coloro che invece possono lavorare da fuori, per evitare la compresenza di tutti nelle sedi.
Ci sono poi una serie di attività anche non impiegatizie – continua Corso – come la manutenzione e il controllo di determinati impianti che grazie alla digitalizzazione si potranno svolgere in Smart Working»
Per la realizzazione di piani di Smart Working “maturi” la vera sfida rimane l’adeguamento tecnologico se, come rileva l’Osservatorio sul lockdown Nomisma-Crif, il 33,8% degli italiani non ha pc o tablet.
Che ci piaccia o meno, le crisi di qualunque natura ci costringono ad affrontare dei cambiamenti, delle trasformazioni. Spetta a noi essere in grado di adattarci ai mutamenti e definire nuovi obiettivi e strategie per affrontare al meglio le difficoltà, prepararci a nuove sfide. Anche la digitalizzazione e l’adozione di un modello di Smart Working, messo a sistema, potrebbero essere le nuove sfide, in grado di migliorare la qualità del lavoro e il benessere del lavoratore. Vogliamo dunque accettare questa sfida?
